Guía completa para crear organigramas en Word: Paso a paso

organigrama en word
Martina

Martina

Escritora dedicada y apasionada, especializada en crear contenido educativo claro y accesible.

Imagina un organigrama en Word como el mapa familiar de tu empresa. Es ese diagrama que te muestra de un vistazo quién es el jefe de quién y cómo todos los departamentos se conectan entre sí. Al crear un organigrama en Microsoft Word, obtienes una foto clara de tu estructura de trabajo que permite entender, sin complicaciones, las relaciones jerárquicas de toda la organización.

¿Qué es un organigrama y por qué crearlo en Word?

Piensa en un organigrama como un mapa familiar de tu empresa. Es un dibujo sencillo que te muestra quién es el «jefe» de quién y cómo trabajan juntos los distintos equipos. Como una foto de grupo que revela, de un vistazo, quién se reporta con quién dentro de tu organización.

¡¿La mejor parte de usar Word? ¡Que ya lo tienes! A diferencia de Visio o Lucidchart, no necesitas instalar nada nuevo ni aprender otro programa. Simplemente, abre Word y estás listo para empezar.

El procesador de texto de Microsoft incluye la herramienta gráfica SmartArt que es ideal para crear organigramas con facilidad.

Creando tu primer organigrama en Word

Vamos a lo práctico. Sigue estos pasos para hacer un organigrama en Microsoft:

  1. Abre un archivo de Word (nuevo o existente)
  2. Coloca el cursor donde quieres insertar un organigrama
  3. Ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones
  4. En el grupo «Ilustraciones», haz clic (informática) en SmartArt
  5. Selecciona la categoría Jerarquía del panel izquierdo
  6. Elige un gráfico SmartArt (el llamado «Organigrama» es el más común)
  7. Haz clic en Aceptar

¡Listo! Ya tienes un organigrama sencillo en tu documento. Ahora vamos a rellenarlo con la información de tu organización.

Introduciendo información en tu organigrama

Tienes dos formas de añadir texto a tu organigrama cuando estás aprendiendo a hacer organigramas en Word:

Método 1: Usando el panel texto

Este panel texto aparece automáticamente cuando insertas el SmartArt. Es muy útil porque te permite ver toda la estructura de forma jerárquica:

  • Escribe el cargo principal (por ejemplo, «Director General») en la primera línea
  • Presiona Enter para crear una entrada al mismo nivel que el cuadro actual
  • Presiona Tab antes de escribir para crear un nivel subordinado
  • Presiona Shift+Tab para volver a un nivel superior

Método 2: Editando directamente los cuadros

Si prefieres trabajar directamente sobre el diagrama al crear tu propio organigrama:

  1. Haz clic en cualquier cuadro de texto del organigrama
  2. Borra el texto predeterminado («Texto» o «[Texto]»)
  3. Escribe el nombre del cargo o departamento

Consejo práctico: El primer método es mejor cuando estás aprendiendo a crear un organigrama en Word desde cero, mientras que el segundo es más rápido para pequeños ajustes.

Personalizando tu organigrama

Un buen organigrama no solo debe ser funcional, ¡también debe verse profesional! Vamos a ver cómo usar las opciones de personalización disponibles:

Añadiendo o eliminando cuadros

Para insertar un cuadro al mismo nivel:

  1. Selecciona el cuadro seleccionado de referencia
  2. Haz clic derecho
  3. Selecciona Agregar forma
  4. Elige una de estas opciones:
    • Agregar forma antes/después: para añadir al mismo nivel que el cuadro seleccionado
    • Agregar forma debajo: para insertar un cuadro un nivel por debajo

Para eliminar un cuadro:

  1. Selecciona el cuadro seleccionado y el cuadro que quieres eliminar
  2. Presiona la tecla Suprimir o Delete

Cambiando colores y estilos

Para que tu organigrama refleje la identidad de tu empresa:

  1. Haz clic en el borde del organigrama para seleccionarlo completamente
  2. Ve a la pestaña Diseño (aparece automáticamente al seleccionar el SmartArt)
  3. En el grupo «Estilos SmartArt», haz clic en Cambiar el color
  4. Elige uno de los esquemas de color predefinidos

Para personalizar un cuadro específico en el diseño de tu organigrama:

  1. Selecciona solo ese cuadro
  2. Ve a la pestaña Formato
  3. Usa las opciones de «Estilos de forma» para cambiar el color y aspecto

Truco profesional: Si usas los colores corporativos de tu empresa al crear diagramas, el organigrama de Word se verá mucho más profesional y coherente con tu marca.

Eligiendo entre organigrama vertical u horizontal

Dependiendo de la estructura de tu organización, podrías preferir diferentes tipos de organigrama. Veamos las diferencias:

Organigrama vertical (jerárquico)

  • Muestra claramente la cadena de mando de arriba hacia abajo
  • Ideal para estructuras tradicionales con jerarquía clara
  • Enfatiza la autoridad y subordinación

Organigrama horizontal

  • Se desarrolla de izquierda a derecha como una matriz (matemática) de relaciones
  • Ideal para organizaciones con estructuras más colaborativas
  • Da sensación de mayor igualdad entre departamentos
  • Útil cuando tienes muchos departamentos al mismo nivel

Para cambiar un organigrama vertical a horizontal al hacer organigramas:

  1. Selecciona todo el organigrama
  2. Ve a la pestaña Diseño
  3. En el grupo «Crear gráfico», selecciona De derecha a izquierda

Usando plantillas de organigrama para ahorrar tiempo

¿Con prisa? Las plantillas gratuitas pueden ayudarte a crear tu organigrama más rápido:

  1. Ve a Archivo > Nuevo
  2. Ahora, en el cuadro de búsqueda, simplemente escribe la palabra «organigrama» para ver todas las plantillas disponibles.
  3. Echa un vistazo a todas las plantillas y escoge la que realmente encaje con lo que necesitas para tu organización.
  4. Personaliza la plantilla con la información de tu organización

Consejo: También puedes buscar «plantillas de organigrama para Word» en Google y descargar opciones gratuitas de terceros que te ayudará a crear mejores diseños.

Integrando tu organigrama con otras aplicaciones de Office

Una ventaja de crear un organigrama con Microsoft Office es la compatibilidad entre aplicaciones:

Cómo crear un organigrama en Excel

  1. Puedes iniciar desde una hoja de cálculo en Microsoft Excel
  2. Sigue los mismos pasos para insertar un SmartArt
  3. O copia un organigrama existente de Word a Excel

Organigrama en PowerPoint

Para presentaciones impactantes:

  1. Selecciona el organigrama en Word
  2. Cópialo (Ctrl+C)
  3. Pega en una diapositiva de Microsoft PowerPoint (Ctrl+V)
  4. ¡Mantendrá todas sus propiedades editables!

Al organigrama usando diferentes aplicaciones de Office, mantienes coherencia en todos tus documentos y presentaciones.

Compartiendo tu organigrama con otros

Cuando hayas terminado tu organigrama, puedes compartirlo de varias formas:

Exportarlo como imagen

  1. Selecciona el organigrama
  2. Haz clic derecho y elige Guardar como imagen
  3. Selecciona el formato (PNG suele dar buenos resultados)
  4. Guárdalo como archivo (informática) en tu computadora

Guardarlo como PDF

  1. Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS
  2. Elige dónde guardarlo
  3. Haz clic en Publicar

Colaboración en tiempo real

Si quieres trabajar con colegas, guarda el documento en OneDrive para editar en tiempo real con tu equipo.

Consejos finales para organigramas perfectos

  1. Mantén la consistencia: Usa el mismo tamaño para cuadros del mismo nivel jerárquico.
  2. No sobrecargues: Si tu organigrama es muy grande, considera dividirlo por departamentos en varias hojas.
  3. Revisa la ortografía: Nada resta más profesionalidad que errores en los nombres o cargos.
  4. Personaliza los iconos: Word permite incluir pequeños iconos (informática) para hacer más visual tu organigrama.
  5. Piensa en la legibilidad: Si vas a imprimir, asegúrate de que el texto sea lo suficientemente grande.

Conclusión

¡Felicidades! Ahora sabes cómo crear un organigrama profesional utilizando Microsoft Word. Como has visto, no necesitas software especializado para representar visualmente la estructura de tu organización.

¿Quieres dominar los organigramas? Échale un vistazo a las funciones de SmartArt en otras aplicaciones de Office. Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer con herramientas que ya tienes instaladas.

¡Mira qué fácil! Con estas herramientas en mano, ya puedes armar tu organigrama, darle tu toque personal y compartirlo en un abrir y cerrar de ojos. Arranca con algo sencillo y ve ajustándolo hasta que veas reflejada la estructura real de tu empresa. ¡Así de simple!

¿Qué te parece? ¿Cómo hacer un organigrama te ha resultado más fácil de lo que pensabas? ¿Hay algún aspecto específico sobre la creación de organigramas en Word que te gustaría que profundizara?